Obbligo di comunicazione del nominativo del RLS all'Inail: Il Vademecum per i Datori di Lavoro

Il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza è una delle figure principali della sicurezza sul lavoro in azienda ma è l'unica la cui nomina non ricade direttamente sul datore di lavoro. La sua designazione avviene, infatti, per elezione da parte dei lavoratori. Una volta individuato il RLS, tuttavia, al datore di lavoro spetta l'obbligo di effettuare la comunicazione del suo nominativo all'INAIL. In questo articolo scopriremo qual è la procedura corretta per l'adempimento di tale dovere.

Chi deve effettuare la comunicazione del nominativo del RLS?

Anche se abbiamo detto che si tratta di un adempimento proprio del datore di lavoro bisogna scendere più nello specifico. L'obbligo di comunicazione spetta ad uno dei seguenti soggetti:

1. Datori di Lavoro;
2. Dirigenti;
3. Soggetti che hanno ricevuto apposita delega.

Come comunicare il nominativo RLS all'INAIL?

Dal 12 luglio 2018 la comunicazione deve avvenire per via telematica, poichè è stato reso obbligatorio l'utilizzo del servizio online "Dichiarazione RLS" disponibile nella Sezione servizionline del portale Inail. L'unica eccezione è fatta per le ambasciate e i consolati italiani che operano all'estero che dovranno inoltrare la comunicazione mezzo PEC utilizzando il modello "Mod. RLS-PA estero".

Entro quando effettuare la comunicazione?

L'INAIL ha imposto tempistiche e scadenze entro cui segnalare il nominativo del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza, il termine scade ogni anno in data 31 marzo. Tuttavia, la comunicazione non deve essere effettuata ogni anno e deve essere rinnovata solo in caso di variazioni al nominativo del RLS.

Chi può accedere al servizio Dichiarazione RLS online?

La possibilità di accedere al portale online e usufruire del servizio è riservata ai seguenti soggetti:

• Grandi Utenti,
  ovvero consulenti del lavoro, figure equiparabili ope legis e associazioni di categoria;
• Aziende assicurate INAIL,
  le quali sono in possesso della Posizione Assicurativa Territoriale o PAT;
• Aziende non assicurate INAIL,
  che dovranno effettuare la registrazione tramite il loro titolare.

Quali operazioni si possono effettuare tramite il servizio online?

Il Servizio online è pensato per agevolare i Datori di Lavoro e le aziende nello svolgimento delle seguenti operazioni:

1. Inserimento dei dati del nuovo RLS;
2. modifica dei dati già presentati;
3. aggiunta di ulteriori nominativi per la stessa azienda o unità produttiva.

Come si accede al servizio Dichiarazione RLS online?

Per accedere al servizio bisognerà collegarsi al sito dell'Inail cliccando sulla sezione "Servizi Online", una volta effettuato l'accesso inserendo user name e password bisognerà cliccare sul servizio "Dichiarazione RLS". Una volta effettuato l'accesso, in base all'operazione che si dovrà svolgere, bisognerà seguire degli iter procedurali diversi che andremo a riassumere di seguito.

Procedura 1: Prima comunicazione del nominativo del RLS

Per le aziende che devono comunicare per la prima volta il nominativo del RLS, dopo aver selezionato l'opzione "Dichiarazione RLS" bisognerà:

1. Cliccare su "Pratica" (o "Deleghe" in caso di itermediario);
2. Cliccare su "Dichiarazione RLS";
3. Selezionare l'Unità produttiva;
4. Cliccare su "Inserisci Rappresentante";
5. Inserire il Codice Fiscale del RLS;
6. Cliccare su "Carica Rappresentante"
7. Inserire dati anagrafici del RLS;
8. Cliccare su "Inserisici Rappresentante".

Procedura 2: Modifica o Nuova nomina del RLS

In caso si rendano necessarie modifiche e variazioni ai dati comunicati o si sia effettuata una nuova nomina del RLS, la procedura da seguire, una volta selezionata l'opzione "Dichiarazione RLS" è la seguente:

1. Cliccare su "Pratica" (o "Deleghe" in caso di itermediario);
2. Cliccare su "Modifica";
3. Riportare lo stato della pratica su "In Lavorazione";
4. Selezionare l'ID dell'unità produttiva.

In questo modo sarà possibile visualizzare la lista dei RLS associati all'unità produttiva e apportare le dovute modifiche.

Procedura 3: Impossibilità di svolgere l'operazione online

Nel caso in cui eventuali problemi di natura tecnica rendano impossibile eseguire la comunicazione per via telematica, sul sito dell'INAIL è reperibile la modulistica necessaria per svolgere l'operazione in modalità alternativa. In questo caso bisognerà:

1. Compilare il modulo messo a disposizione dall'INAIL;
2. Inoltrare il modulo, per mezzo PEC, all'indirizzo della sede INAIL territorialmente competente attraverso il codice ditta.

In questi casi il modulo dovrà essere firmato con una delle seguenti modalità:

1. tramite firma digitale;
2. tramite firma scritta, scansionata ed allegata alla PEC.

Attenzione: La modulistica deve essere utilizzata solo in casi di problemi di natura tecnica eccezionali che devono essere documentati, inviando lo "screen" della schermata di errore del sistema che ha impedito di eseguire la comunicazione online.

Mancata comunicazione RLS all'INAIL: Sanzione

Secondo quanto contenuto all'articolo 55 comma 1, lettera o, il datore di lavoro è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria di 500 € in caso di mancata comunicazione del nominativo del RLS all'INAIL, in quanto costituisce violazione dell'articolo 18, comma 1, lettera aa)