Ispezioni sul lavoro nelle aziende: La guida completa per i datori di lavoro

Chiunque gestisca un'azienda, indipendentemente dal settore di appartenenza, sa quanto sia impegnativo rispettare le normative vigenti e garantire il pieno rispetto dei requisiti legali. Le conseguenze di eventuali violazioni possono essere gravi, specialmente quando l'azienda è soggetta a ispezioni da parte degli organi di controllo competenti. Tuttavia, non è sufficiente solamente essere in regola; è essenziale conoscere le modalità corrette per affrontare le ispezioni e evitare di ostacolarle o creare tensioni con gli ispettori a causa di comportamenti inappropriati. Per questo motivo, sulla base dell'esperienza di alcuni dei nostri docenti che hanno ricoperto il ruolo di ispettori, abbiamo redatto questa guida per assistere anche gli imprenditori più ansiosi a gestire al meglio tali situazioni. Di seguito chiariremo chi ha l'autorità per svolgere i controlli, quali sono gli aspetti sui quali si sofferma e a quali documenti può avere accesso.

Chi fa le ispezioni sul lavoro nelle aziende?

Le ispezioni in azienda si svolgono senza alcun preavviso e possono essere effettuate da tutti i pubblici ufficiali di polizia giudiziaria, ciascuno per il proprio ambito di competenza, ovvero:

Vigili del fuoco	essi svolgono le ispezioni con lo scopo di verificare la documentazione relativa al Certificato di Prevenzione Incendi (CPI)
Ispettorato del Lavoro	che si occupa di questioni legate alle assunzioni, alla protezione delle donne in maternità, alla tutela dei minori, e alla salvaguardia dei lavoratori stranieri
ASL	che si occupa di svolgere controlli ai fini della prevenzione, dell'igiene e della sicurezza sul lavoro. Questo potere ricade anche sulle singole unità operative di veterinaria, di Igiene degli Alimenti e di Sanità Pubblica, di Sicurezza sul Lavoro (PSAL o PISLL).
Comando Carabinieri Tutela della Salute (NAS)	organo responsabile dei controlli sanitari e della lotta alle frodi nel settore agroalimentare e sanitario.
La Guardia Costiera	incaricata della vigilanza e del controllo delle attività marittime, comprese quelle legate alla sicurezza alimentare e ambientale.
Il Comando Unità Forestali, Ambientali e Agroalimentari dei Carabinieri	che si occupa della tutela dell'ambiente, del controllo del territorio e della prevenzione delle attività illecite nel settore agroalimentare.
La Guardia di Finanza	impegnata nella lotta contro il contrabbando, la frode fiscale e la tutela della salute pubblica, compreso il controllo dei prodotti alimentari.
Corpo delle Capitanerie di Porto	responsabile della vigilanza e del controllo delle attività portuali, marittime e della sicurezza della navigazione, inclusa la sicurezza alimentare e ambientale.

Quando avvengono i controlli?

I controlli avvengono secondo criteri specifici e in risposta a varie situazioni, le principali sono:

in seguito a denunce di infortunio o morte sul lavoro;
dopo la presentazione di segnalazioni da parte dei lavoratori riguardanti condizioni non sicure;
a seguito di segnalazioni da parte dei cittadini riguardanti situazioni illecite o disagi sul luogo di lavoro;
nei settori di interesse individuati dai Piani Mirati Regionali/Nazionali, basati sull'andamento degli incidenti sul lavoro;
dopo la presentazione della Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA) da parte di una nuova società;
in seguito alla presentazione della Notifica Preliminare di Inizio Lavori in un cantiere;
quando un soggetto autorizzato viene a conoscenza diretta o indiretta di situazioni pericolose per la salute e sicurezza dei lavoratori;
scelta casuale da parte del soggetto autorizzato ai controlli.

Questi sopralluoghi di solito avvengono senza preavviso, tranne che per alcuni casi particolari legati a iter autorizzativi.

Come si svolgono le ispezioni?

A prescindere dall'organo di vigilanza da cui viene effettuata, ogni ispezione si divide in 3 fasi.

FASE 1	Consiste nell'arrivo degli ispettori in azienda, che avviene senza alcun preavviso. Prima di accedere ai luoghi di lavoro l'ispettore deve semplicemente mostrare il proprio tesserino identificativo, gli addetti ai controlli possono anche procedere senza richiedere il permesso al datore di lavoro.
FASE 2	Gli ispettori iniziano a raccogliere tutte le informazioni del caso, interrogando i lavoratori sulle loro condizioni e sulla possibile presenza di forme di discriminazione. Dopo l'ispezione del personale, si passa a esaminare la documentazione contrattuale, previdenziale e assicurativa dei dipendenti, nonché il libro unico del lavoro, verificandone la veridicità delle informazioni fornite.
FASE 3	Consiste nella redazione del verbale, un documento scritto indirizzato al datore di lavoro in cui vengono riportati gli esiti dei controlli. Questo documento comprende vari verbali, tra cui quello di primo accesso ispettivo, relativo ai dati dei lavoratori e alle loro dichiarazioni, quello interlocutorio, contenente eventuali specifiche, quello di definizione degli accertamenti, se non ci sono sanzioni punibili, e quello di accertamento e notificazione, se invece bisogna fare delle segnalazioni.

Quali sono i poteri degli ispettori?

Gli ispettori sono a tutti gli effetti Ufficiali di Polizia Giudiziaria, quindi, in ogni momento possono presentarsi in azienda ed esercitare il loro potere di accedere liberamente ai luoghi di lavoro, ad una condizione però: hanno l'obbligo di esibire il loro tesserino di riconoscimento! Se l'ispettore si qualifica come tale mostrando il documento, il datore di lavoro dell'azienda non può impedirgli di entrare, in caso contrario, in mancanza di tesserino, il datore di lavoro può negare l'accesso. In tutti gli altri casi, negare l'accesso in azienda degli ispettori comporta delle conseguenze, infatti, in caso di rifiuto, gli addetti ai controlli sono tenuti a chiamare le forze dell'ordine per intervenire. Una cosa importante da memorizzare è che, in caso di assenza del Datore di Lavoro o di un Dirigente, i lavoratori hanno il diritto di richiedere la loro presenza prima di concedere l'accesso. Altro cosa importante: una volta entrati, gli ispettori hanno il dovere di informare il datore di lavoro dellapossibilità di farsi assistere durante l'ispezione da un professionista competente in materia, come unavvocato, un consulente o un esperto in sicurezza sul lavoro.

Oltre al potere principale, che consiste nell'accesso libero ai luoghi di lavoro, gli ispettori hanno la facoltà di:

raccogliere informazioni relative alla realtà lavorativa,
ispezionare approfonditamente ogni area del luogo di lavoro;
sottoporre il personale impiegato a visite mediche;
prelevare campioni di materiali o prodotti potenzialmente dannosi;
esaminare direttamente presso gli ospedali la documentazione clinica relativa alle malattie professionali.

Cosa controllano durante l'ispezione?

Gli organi di vigilanza esaminano diversi aspetti relativi alla gestione dell'azienda durante le loro ispezioni focalizzandosi su dettagli diversi in base al loro mandato specifico. In ogni caso, tra le cose più importanti che controllano possiamo citare:

la corretta applicazione dei contratti collettivi di settore;
l'assenza di lavoro nero;
il rispetto dei diritti dei dipendenti;
l'adesione alle disposizioni previdenziali e assistenziali pertinenti;
l'osservanza delle normative in materia di salute e sicurezza sul luogo di lavoro;
la corretta applicazione delle norme antincendio;
la regolarità dei diversi impianti presenti.

L'aspetto principale di ogni controllo varia in base all'organo che effettua il controllo, ad esempio i controlli sull'igiene e sulla sicurezza sul lavoro sono sotto la giurisdizione dell'ASL e del NAS, i vigili del fuoco potrebbero verificare con più attenzione la presenza di un Certificato di Prevenzione Incendi o verificare la regolarità degli estintori, e così via.

Per verificare quanto detto, gli ispettori conducono due diversi tipi di analisi:

ANALISI STRUTTURALE	comporta la verifica degli ambienti di lavoro, dei macchinari, degli impianti, delle sostanze chimiche, e dell'ordine e della pulizia. È fondamentale che gli ambienti siano ordinati e puliti, in quanto un ambiente disordinato e poco pulito può influenzare negativamente la valutazione dell'azienda.
ANALISI DOCUMENTALE	consiste nel verificare che le informazioni riportate nei documenti corrispondano alla realtà. A tal fine, vengono richiesti diversi documenti, che possono variare in base alle normative che regolano ogni macrosettore economico.

Se durante l'ispezione vengono rilevate violazioni delle normative sulla sicurezza sul lavoro, gli ispettori hanno il compito di sanzionare tali violazioni e garantire il ripristino delle condizioni di sicurezza e salute.

Quali sono i documenti richiesti dall'ASL?

Di seguito forniremo un esempio di quali possono essere i documenti richiesti durante un'ispezione, in questo, caso svolta dall'ASL:

l'organigramma aziendale con mansioni e deleghe;
il documento di valutazione dei rischi o DVR;
i documenti di nomina delle principali figure per la sicurezza sul lavoro;
il certificato di prevenzione incendi;
gli attestati di informazione, formazione e addestramento;
lo stato delle comunicazione degli infortuni (INAIL - IPSEMA).

Tuttavia, come abbiamo anticipato, in base al settore di provenienza vengono richiesti documenti integrativi differenti. Quindi, il nostro esempio continua analizzando due tipologie diverse di realtà lavorative con cui più spesso ci troviamo a confrontarci: il cantiere edile e l'azienda alimentare.

Durante l'ispezione in cantiere l'ASL richiede anche, l'autocertificazione ai sensi del D.Lgs 81/08; la valutazione del rischio rumore, vibrazioni, chimico, cancerogeno, biologico; il Piano Operativo di Sicurezza e Piano di Sicurezza e Coordinamento; il PIMUS (piano di uso, montaggio e smontaggio dei ponteggi); la notifica preliminare.
Durante un'ispezione ASL nel settore alimentare, gli ulteriori documenti richiesti sono il manuale HACCP aggiornato; le schede e registri di autocontrollo HACCP compilate periodicamente; gli attestati di formazione HACCP per il personale; la SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività); l'abilitazione SAB per la Somministrazione di Alimenti e Bevande (ex REC).

*Fonte:dati sull'attività ispettiva riportati dal ministro Calderone al 2023

Il Verbale di sopralluogo

Al termine dell'ispezione le autorità dovranno procedere alla relazione in situ del verbale di sopralluogo, il quale dovrà contenere tutte le informazioni relative all'ispezione, ovvero:

menzione di tutte le rilevazioni effettuate;
eventuali inadempienze o contestazioni riscontrate;
eventuali sanzioni comminate;
eventuali prescrizioni stabilite;
eventuali sequestri effettuati;
eventuali dichiarazioni del Datore di Lavoro, di un suo rappresentante legale o di chi ha partecipato all'Ispezione.

Il verbale sarà firmato in tutte le pagine da tutti gli ispettori presenti e sarà dotato di data certa. Tuttavia, il Datore di Lavoro ha il diritto di non firmare quanto dichiarato nel verbale. Il documento serve come riepilogo di quanto osservato e accertato durante l'ispezione.

Conseguenze del controllo ASL

Un sopralluogo può concludersi positivamente o negativamente, vediamo che succede in ognuno dei due casi.

Se non emergono violazioni concernenti la tutela della salute e sicurezza dei lavoratori, l'Organismo di Vigilanza concluderà il sopralluogo indicando l'adeguatezza delle condizioni riscontrate. Tuttavia, potrebbero essere suggeriti miglioramenti per garantire un maggior livello di tutela.

Invece, se emergono violazioni delle disposizioni di legge, gli Ufficiali di Polizia Giudiziaria possono prendere azioni punitive e/o interrompere l'esposizione dei lavoratori al rischio:

Sanzioni pecuniarie, principalmente a carico del Datore di Lavoro. In alcuni casi, è possibile ottenere una depenalizzazione del reato, convertendo la sanzione da penale ad amministrativa, previa ripristino delle condizioni di sicurezza entro i tempi stabiliti.
Arresto o reclusione della figura responsabile dell'inadempienza, deciso da un Pubblico Ministero dopo un processo penale.
Sequestro di spazi e attrezzature non conformi alla normativa, con divieto assoluto di utilizzo fino all'adeguamento.
Sospensione temporanea dell'attività lavorativa fino al ripristino delle condizioni di sicurezza.
Cessazione obbligatoria e definitiva dell'attività lavorativa in casi di gravi violazioni della normativa o recidiva.

Gli ispettori devono compilare appositi verbali, allegati al verbale di sopralluogo, che descrivono i provvedimenti intrapresi e gli obblighi imposti all'Azienda.

Conseguenze della mancata collaborazione

Dopo le conseguenze che derivano da violazioni a livello aziendale, va puntualizzato che anche la condotta errata del Datore di lavoro e dei lavoratori può essere sanzionata e, in certi casi, anche duramente, ecco come:

chi omette di rispondere o mente agli ispettori può essere punito penalmente con un'ammenda fino a 516,00€ e un arresto fino a 2 mesi;
il datore di lavoro che ostacola l'attività di vigilanza può essere punito con una sanzione che va da un minimo di 1.290,00€ a un massimo di 12.910,00€.

Consigli per i datori di lavoro durante l'ispezione

In fine, ecco alcuni consigli su come comportarsi in caso di controllo in azienda:

Mantenersi calmi, accoglienti e soprattutto collaborativi per non dare l'impressione di voler ostacolare l'indagine;
Conservare tutta la documentazione in luogo sicuro e facilmente accessibile, avendo cura di esporla prontamente qualora richiesta;
Contattare immediatamente il RSPP, il consulente o l'eventuale referente per la sicurezza sul lavoro;
Informare tutto il personale della presenza del degli ispettori dell'ASL in azienda e rispetti le disposizioni aziendali.
Se viene emesso un verbale di accertamento, è obbligatorio rispettare le scadenze fissate dall'ASL per la produzione o modifica della documentazione richiesta.

In generale è sempre meglio non farsi trovare impreparati, ciò richiede un'impegno costante nel mantenimento delle condizioni di sicurezza e della regolarità normativa, aspetto che giova sia ai lavoratori e all'azienda in termini di tutela della salute e produttività, ma anche al datore di lavoro poiché gli evita di incorrere in pesanti sanzioni. Come sempre, sottolineiamo l'importanza di promuovere una cultura della sicurezza all'interno dei luoghi di lavoro, un processo che ha inizio con la comprensione dei rischi legati alle proprie mansioni e le modalità per evitarli. In questo contesto, consigliamo vivamente di investire nella formazione, optando per corsi completi e conformi alla normativa. Investire nella formazione non è solo un obbligo di legge, è un modo per proteggere i lavoratori e gli interessi dell'azienda, contribuendo a creare un ambiente lavorativo più sicuro e consapevole.

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*Attestati validi ai sensi del D.Lgs 9 aprile 2008, n.81 e dell'Accordo tra Stato e Regioni del 7 Luglio 2016