Quali sono i documenti e gli adempimenti obbligatori per la sicurezza sul lavoro?

Molti dei nostri utenti ci chiedono quali sono i documenti che ogni azienda deve avere e conservare per essere in regola con quanto disposto nel Testo Unico della Sicurezza. La lista è lunga e può variare a seconda della tipologia di attività, tuttavia oggi cercheremo di elencarvi i principali, fornendovi le info essenziali su di essi. Il nostro obiettivo è fornire informazioni utili sugli adempimenti documentali obbligatori in materia di scurezza ed igiene del lavoro sanciti dalla normativa, sperando di fornire un valido aiuto a tutte le figure coinvolte nella gestione della sicurezza aziendale.

Conservazione dei Documenti obbligatori

Prima di proseguire e fornirvi un elenco dei documenti aziendali obbligatori, ci teniamo a specificare che è importante custodirli e conservarli facendo in modo che essi siano sempre presenti nella sede aziendali, per dimostrare che nell'impresa sono state attuate le disposizioni indicate dal Testo Unico, il quale fornisce anche delle direttive riguardo ai tempi di conservazione di ciascun documento. Ricordiamo che ai sensi dell'art. 50 del detto decreto è possibile utilizzare dei sistemi o dei supporti informatici per memorizzare e conservare ogni tipo di documentazione obbligatoria.

Elenco dei documenti della sicurezza sul lavoro

A seguire forniremo un elenco diviso in paragrafi contenente i documenti importanti per la sicurezza sul lavoro.
Specifichiamo che l'elenco fornito non conterrà tutti i documenti e gli adempimenti obbligatori, in quanto essi possono cambiare in funzione delle caratteristiche dell'azienda. Per questa ragione indicheremo soltanto quelli principali, comuni a tutti, ovvero:

1. Documenti relativi all'azienda;
2. Documenti di nomina delle figure e attività aziendali;
3. Documentazione relativa ad analisi, valutazione e gestione dei rischi;
4. Documenti della sorveglianza sanitaria;
5. Documenti del Sistema di gestione della sicurezza e salute;
6. Documenti relativi a impianti, macchine, apparecchi e attrezzature;
7. Documenti di registrazione e comunicazione;

1 - Documenti relativi all'azienda

Fanno parte di questo gruppo tutte le documentazioni relative alle autorizzazioni e ai certificati di cui un'azienda deve dotarsi per poter svolgere la sua attività con regolarità, essi sono:

• Iscrizione Camera di Commercio Agricoltura, Industria ed Artigianato;
• Documento Unico di Regolarità Contributiva o DURC;
• Libro Unico del Lavoro;
• Registro Infortuni;
• Deleghe in materia di sicurezza e salute sul lavoro;
• Notifica del nuovo insediamento produttivo all'organo di vigilanza territoriale competente;
• Deroghe locali interrati e seminterrati rilasciate dall'organo di vigilanza;
• Certificato di Agibilità dei locali;
• Certificato di Prevenzione Incendi;

2- Documenti di nomina delle figure e attività aziendali

I seguenti documenti sono riferiti alla nomina dei principali soggetti coinvolti nella gestione e nell'organizzazione della sicurezza:

• Organigramma della Sicurezza Aziendale;
• Nomina del RSPP + Lettera e curriculum + attestato di formazione e aggiornamento;
• Attestato RSPP datore di lavoro (se quest'ultimo ricopre il ruolo di responsabile del servizio protezione e prevenzione);
• Nomina del Medico Competente in caso di obbligo di sorveglianza sanitaria;
• Verbale di elezione del RLS + attestato di formazione e aggiornamento;
• Eventuale documento di designazione RLS Territoriale;
• Lettera di nomina del Dirigente + attestato di formazione e aggiornamento
• Lettera di nomina del Preposto + attestato di formazione e aggiornamento;
• Nomina degli addetti alla gestione dell'emergenza e alla prevenzione incendi;
• Nomina degli addetti alla gestione delle emergenze e al primo soccorso;
• Verbali inerenti attività di Prevenzione e Protezione (riunione periodica, prove esodo e sopralluogo Medico Competente)
• Verbali di consegna Dispositivi di Protezione Individuale o DPI;
• Documentazione attestante la formazione obbligatoria dei lavoratori;

Ricordiamo che per ottenere gli attestati di formazione e aggiornamento dei lavoratori e dei soggetti partecipi della sicurezza sul lavoro è necessario portare a termine degli appositi corsi il cui costo deve essere sostenuto dal datore di lavoro.

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3 - Documentazione relativa ad analisi, valutazione e gestione dei rischi

Seguono i documenti strettamente connessi alla valutazione dei rischi presenti in azienda ed ai sistemi individuati per eliminarli o ridurli al minimo, essi sono:

• Documento di Valutazione dei Rischi o DVR (contenente valutazione di ogni tipo di rischio presente in azienda)
• Documento Valutazione Rischio Stress Lavoro - Correlato;
• Verifica idoneità tecnico professionale;
• Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenze o DUVRI;
• Piano di Emergenza ed Evacuazione e rispettive Planimetrie;
• Piano di miglioramento ed adeguamento;
• Piano Operativo Sicurezza o POS;

4 - Documenti della sorveglianza sanitaria

Ecco i principali documenti relativi alla gestione della sorveglianza sanitaria obbligatoria e alle mansioni del medico competente

• Giudizi di idoneità alla mansione;
• Protocollo sanitario;
• Visita del Medico Competente negli ambienti di lavoro;
• Cartelle sanitarie e di rischio (da custodire a cura del Medico Competente, in un luogo concordato con il datore di lavoro);
• Compilazione e trasmissione all'INAIL dell'Allegato 3B;

5 - Documenti del Sistema di gestione della sicurezza e salute

Si tratta di documenti importanti, che tuttavia sono correlati ad un adempimento è facoltativo per il datore di lavoro, ovvero quello di adottare un Sistema di Gestione per la Sicurezza e Salute dei Lavoratori o SGSL ai sensi dell'Art. 30 del D.Lgs. 81/08 e del D.Lgs. 231/01.
Chi sceglie di adottare tale sistema dovrà custodire in azienda documenti che dimostrino la presenza di:

• Modello di organizzazione, gestione e controllo;
• Organismo di Vigilanza interno all'organizzazione;
• Sistema Disciplinare;
• Sistema di Auditing, Reporting e Comunicazioni;
• Documento della politica, manuale di gestione, documenti di registrazioni, piani e procedure gestionali, procedure operative;
• Certificato di conformità OHSAS 18001;

6 - Documenti relativi a impianti, macchine, apparecchi e attrezzature

Rientrano tra questi documenti:

• Dichiarazione di conformità dell'Impianto Elettrico + prima verifica dell'installatore;
• Dichiarazione di conformità Impianto protezione Scariche Atmosferiche + prima verifica + verifica periodica;
• Dichiarazione di Conformità Impianti meccanici di vario genere + prima verifica dell'installatore.
• Prima Verifica Impianto di Terra + Verifica Periodica;
• Libretto sull'uso e manutenzione delle macchine e attrezzature;
• Dichiarazione di conformità secondo le direttive applicabili (Macchine, PED, ATEX, ecc..);
• Attestazione di conformità;
• Attestazione di Buono Stato di Conservazione;
• Libretti sull'uso e manutenzione apparecchi a pressione;
• Dichiarazione di conformità Dispositivi di Protezione Individuale e istruzioni all'uso;

7 - Documenti di registrazione e comunicazione

In fine ecco alcuni registri importanti da custodire in azienda ove presenti mansioni o lavoratori esposti a determinati rischi:

• Registro degli esposti ad agenti cancerogeni;
• Registro degli esposti ad agenti biologici del gruppo 3 e 4;
• Piano di Lavoro per la rimozione materiale contenente Amianto;
• Notifica preliminare per lavoro comportanti esposizione ad amianto;
• Comunicazione del superamento dei valori limiti di esposizione a sostanze pericolose;
• Comunicazione di eventi non prevedibili o incidenti da esposizione anomala a Cancerogeni e Mutageni;
• Comunicazionedi incidenti che possono provocare dispersioni negli ambienti di agenti Biologici del gruppo 2-3-4;
• Registro antincendio solo per attività soggette al rilascio di CPI (estintori, lampade di emergenza, ecc);