Conservazione digitale per i documenti della sicurezza: è possibile?

Che cosa si intende con il termine "archiviazione digitale"? Si tratta di un processo, ormai noto e di largo utilizzo, che permette la conservazione, l'organizzazione e la gestione di documenti e dati su supporti digitali. Negli ultimi decenni questo tipo di archiviazione ha snellito di gran lunga il processo di gestione documentale, portando un numero sempre crescente di aziende a dire addio alle classiche "scartoffie". Documentazione fiscale e contabile, contratti, pratiche di ogni tipo vengono quotidianamente archiviate in formato elettronico e questo ci conduce alla domanda principale di questo articolo ovvero: è possibile archiviare su supporto digitale i documenti relativi alla sicurezza sul lavoro?

Digitalizzazione dei documenti di sicurezza: Art. 53 D.Lgs 81/08

Rispondiamo subito alla domanda principale rifacendoci al contenuto del Testo Unico per la sicurezza. L'articolo 53 del D.Lgs 81/08 consente espressamente l'uso di sistemi di supporti digitali per l'archiviazione di qualsiasi documentazione obbligatoria per la sicurezza sul lavoro, equiparandola di fatto all'archiviazione cartacea. Tuttavia, ci sono dei requisiti che questi sistemi di memorizzazione devono avere per aderire alle disposizioni normative sull'obbligo di conservazione, ecco quali sono:

Accesso e Autorizzazioni	L'accesso alle funzioni del sistema deve essere riservato solo ai soggetti espressamente abilitati dal datore di lavoro. Questo garantisce che solo le persone autorizzate possano interagire con il sistema.
Validazione delle Informazioni	Solo le persone responsabili possono validare le informazioni inserite nel sistema. Le operazioni di validazione devono essere univocamente riconducibili ai responsabili tramite l'uso di codici identificativi autogenerati, assicurando che ogni modifica sia tracciabile e attribuibile.
Inalterabilità dei Dati	Le modifiche alle informazioni devono essere aggiuntive e non sostitutive di quelle già memorizzate. Questo assicura che ogni variazione sia registrata senza alterare i dati originali.
Riproducibilità e Conservazione	Il sistema deve permettere la riproduzione delle informazioni su supporti cartacei e garantire che i dati siano conservati su almeno due supporti informatici distinti. Devono inoltre essere implementati programmi di protezione contro i virus informatici.
Procedura di Gestione	Deve essere redatta una procedura dettagliata per la gestione del sistema, escludendo i codici di accesso. Questa procedura serve a documentare tutte le operazioni necessarie per la corretta gestione del sistema.
Accesso tramite Reti di Comunicazione	Se l'azienda opera su più sedi o settori, l'accesso ai dati può avvenire tramite reti di comunicazione elettronica con trasmissione criptata delle password, mantenendo le stesse condizioni di sicurezza e validazione dei dati.
Accesso tramite Reti di Comunicazione	La documentazione, sia cartacea che informatica, deve rispettare le norme del D.Lgs 196/2003 in materia di protezione dei dati personali, garantendo la riservatezza e la sicurezza delle informazioni sensibili.
Accesso tramite Reti di Comunicazione	La documentazione rilevante può essere tenuta su un unico supporto, sia esso cartaceo o informatico, facilitando la gestione centralizzata delle informazioni relative a igiene, salute, sicurezza sul lavoro e tutela delle condizioni di lavoro.

Queste disposizioni mirano a garantire un alto livello di sicurezza e controllo nella gestione dei documenti aziendali, contribuendo a prevenire perdite di dati e accessi non autorizzati, e assicurando la conformità alle normative vigenti.

Per avere un'idea di quali documenti per la sicurezza possono essere conservati in digitale, consigliamo la lettura di questo articolo.

Come conservare in digitale i documenti aziendali

Abbiamo appena visto che il Testo Unico lo consente, a patto che vengano rispettati determinati criteri, ora, il passo successivo è capire come fare. Organizzare la conservazione dei documenti di sicurezza sul lavoro a norma di legge richiede l'adozione di standard precisi e il rispetto delle normative specifiche, come quelle stabilite dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgiD).

Non si tratta solo di predisporre un sistema di backup, ma di seguire le linee guida che standardizzano l'archiviazione, identificano i file digitali e le loro relazioni, e definiscono i metadati necessari per rendere i documenti digitali unici, autentici e validi come i loro omologhi cartacei. Un documento informatico, preparato secondo queste linee guida, protegge i contenuti da perdite e danni accidentali o intenzionali tramite tecniche di cifratura avanzate, garantendo facilità di reperimento e sicurezza.

L'utilizzo di software avanzati per la conservazione dei documenti permette di mantenere una tracciabilità costante dei processi documentali. Questi strumenti software offrono diverse funzionalità:

• garantiscono tracciabilità e visibilità tramite un registro delle modifiche apportate ai file, permettendo di monitorare chi ha effettuato quale modifica e quando;
• consentono di gestire in modo preciso le prerogative di accesso ai documenti, definendo regole chiare per l'autenticazione degli utenti;
• offrono livelli elevati di sicurezza tramite tecniche di cifratura per proteggere i documenti da accessi non autorizzati e da danni accidentali o intenzionali.

Consigli di sicurezza informatica per la gestione documentale

Archiviare in digitale i documenti comporta anche dei rischi, al netto di quelli derivati dall'errore umano, è necessario proteggere da attacchi malevoli come cryptovirus o malware. La gestione documentale e la sicurezza, come abbiamo detto, devono essere supportate da tecnologie avanzate di protezione dei dati e da rigorose policy di accesso, che includono:

• Accesso attraverso credenziali per utenti esterni, revocabili in qualsiasi momento.
• Scadenza automatica per ogni documento condiviso, limitando la visibilità nel tempo.
• Cifratura end-to-end automatica di tutte le informazioni e documenti, basata su tecnologie crittografiche avanzate.
• Log delle attività effettuate sul sistema dai soli utenti autorizzati.
• Protezione degli accessi con password gestite dal sistema e autenticazione a due fattori.
• Backup automatico quotidiano dei documenti.
• Queste misure garantiscono la piena conformità alle normative sulla privacy e protezione dei dati.

Il GDPR e la Conservazione dei Documenti Digitali

Tutti i documenti per la sicurezza sul lavoro, specie quelli contenenti dati personali, come gli attestati dei corsi di formazione o la cartella sanitaria dei lavoratori, devono essere conservati nel massimo rispetto della privacy, così come previsto dal GDPR. Il GDPR (General Data Protection Regulation) impone l'uso della crittografia per i documenti contenenti dati sensibili, garantendo la protezione sia del file sia della sua trasmissione. Un documento deve essere conservato insieme alle autorizzazioni al trattamento dei dati personali in esso contenuti e, se necessario, alcune informazioni devono essere anonimizzate o oscurate se gli interessati non hanno dato il consenso al loro utilizzo. Il GDPR richiede che le informazioni siano rintracciabili quando necessario, rispettando gli obblighi del titolare del trattamento dei dati in caso di problemi.

Vantaggi della digitalizzazione dei documenti durante un'ispezione

La digitalizzazione dei documenti aziendali di sicurezza offre numerosi vantaggi significativi, soprattutto durante le ispezioni da parte degli organi di controllo. Innanzitutto, permette un accesso rapido e agevole alle informazioni richieste, riducendo il tempo necessario per reperire i documenti necessari e migliorando l'efficienza operativa. Grazie alla capacità di indicizzare e cercare documenti per parole chiave, gli ispettori possono individuare rapidamente i file pertinenti, rendendo l'ispezione più fluida e meno invasiva​.

Inoltre, la digitalizzazione garantisce una maggiore sicurezza e integrità dei dati. I documenti digitali possono essere protetti con tecniche di crittografia avanzate e controlli di accesso basati su ruoli, prevenendo accessi non autorizzati e garantendo che le informazioni sensibili siano ben protette. Questo livello di sicurezza è particolarmente apprezzato dagli ispettori, che necessitano di verificare la conformità senza compromessi sulla riservatezza dei dati​

La tracciabilità delle modifiche e degli accessi ai documenti è un altro vantaggio cruciale. I sistemi di gestione documentale digitali registrano ogni interazione con i documenti, permettendo di monitorare chi ha effettuato quale modifica e quando. Questa trasparenza è fondamentale per dimostrare la conformità alle normative e facilita la risoluzione di eventuali discrepanze durante le ispezioni​.